” การประชุม “ เป็นสิ่งที่ทุกหน่วยงานหรือบริษัทนั้นจะมีการจัดขึ้นแน่นอน เพราะ การจัดประชุม จะเป็นช่วงเวลาที่คนทำงานร่วมกันจะได้ปรึกษาหารือ แลกเปลี่ยนความคิดเห็นในการทำงานร่วมกัน เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดในการทำงานต่อไป เพราะฉะนั้น ในการจัดประชุมขึ้นแต่ละครั้ง ควรจะมีการเตรียมตัวก่อนเข้าประชุม ทั้งหัวข้อการประชุม เนื้อหาในการประชุม และข้อมูลที่จะนำเสนอหรือแลกเปลี่ยนในที่ประชุม ดังนั้น วันนี้เราจึงรวบรวมมาให้กับ 7 เทคนิคการจัดประชุมให้มีประสิทธิภาพ
เตรียมความพร้อมก่อนประชุม: ควรเตรียมเอกสารที่เกี่ยวข้องมาเรียบร้อยก่อนการประชุม เช่น รายงาน โครงการ แผนภูมิ หรือข้อมูลสถิติ เพื่อให้ผู้เข้าประชุมมีความรู้พื้นฐานและสามารถตัดสินใจได้ถูกต้อง
กำหนดวัตถุประสงค์ชัดเจน: ตั้งคำถามว่าประชุมนี้ต้องการให้ผู้เข้าประชุมได้อะไร เพื่อให้ผู้เข้าประชุมเข้าใจ รับทราบว่ามีความสำคัญอย่างไร และสามารถเตรียมเนื้อหา ข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้ตามความต้องการ
ตั้งเป้าหมายและกำหนดเวลา: กำหนดเป้าหมายที่ต้องการให้ผู้เข้าประชุมทำ กำหนดเวลาที่จำกัดในการประชุม เพื่อให้ผู้เข้าประชุมมีการวางแผนและตัดสินใจอย่างรอบคอบและทันเวลา
ใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสม: ในปัจจุบันมีเทคโนโลยีที่สามารถช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น การใช้โปรแกรมประชุมออนไลน์ เพื่อลดความยุ่งเหยิงและประหยัดเวลาในการเดินทาง
จัดระเบียบการประชุม: วางแผนลำดับขั้นตอนการประชุมให้เป็นระเบียบ กำหนดเวลาให้แต่ละกิจกรรมในการประชุม เช่น การนำเสนอ เสนอข้อเสนอ การสนทนา การตัดสินใจ และสรุปผลให้เห็นภาพรวมของการประชุม
สร้างสภาพแวดล้อมเพื่อกระตุ้นการสร้างความสนใจ: สร้างบรรยากาศที่เป็นสิ่งสำคัญในการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การใช้ไฟฟ้าที่เพียงพอ เสียงดังในระดับที่เหมาะสม หรือการจัดห้องประชุมที่เหมาะสมกับจำนวนผู้เข้าประชุม
สร้างการมีส่วนร่วม: ให้โอกาสแก่ผู้เข้าประชุมทุกคนมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ โดยเปิดโอกาสให้เสียงของทุกคนได้ถูกยินฟัง สร้างพื้นที่ให้ผู้เข้าประชุมสามารถแสดงความคิดเห็น และคำแนะนำได้อย่างอิสระ
การใช้เทคนิคเหล่านี้จะช่วยให้การประชุมเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและสร้างผลลัพธ์ที่ดีกับผู้เข้าประชุม